福州京东方光电科技有限公司行政专员/助理
2023.09 - 2023.12
1.会议与文件管理
负责撰写、整理和存档公司内部及跨部门会议纪要,确保信息准确无误并及时归档,有效提升了团队沟通效率。高效处理各类文件与材料,优化文件归档流程,建立清晰的存档体系,使重要文档易于检索,减少了信息查找时间。收集并整理业务相关材料每月汇总和分析培训记录,协助人力资源部门优化培训计划,提升员工参与度和培训效果。负责信息通知的上传下达,确保公司内部沟通顺畅,关键信息及时传达至相关人员,
1、采购与合同管理
通过ERP系统负责采购(采购申请)审批,确保采购需求快速、准确转化为订单,提升了供应链运作效率。独立制作和审核合同,整理归档厂商厂房租赁费用回款记录,确保合同条款合规并按时完成财务结算,降低了潜在风险。办理新员工入职流程,优化审批环节,提升入职体验并缩短入职周期,为人力资源管理提供高效支持。管理相关业务供应商进出车辆及物流门禁审批,协调物流运作,确保生产与供应链的稳定性。
3.日常行政与客户服务
负责接听电话,及时响应内部和外部需求,提供优质的客户服务,提升了公司对外形象。处理发票及快递的接收与寄发,确保日常行政事务高效运转,增强了与供应商及客户的合作顺畅度